Le mot «audit» favorise habituellement les préoccupations de «qu'est-ce que nous faisons mal» ou «qu'avons-nous manqué». En réalité, une vérification n'est qu'une évaluation standardisée de votre organisation qui soulève des possibilités d'amélioration continue et d'atténuation des risques. Une vérification des RH permet de déterminer si le service des ressources humaines de votre organisation fonctionne de façon saine et conforme.
Les résultats obtenus à partir d'une vérification des RH aident à identifier les lacunes, les processus inefficaces, les violations potentielles et plus encore. En plus de s'assurer que vos processus, politiques et procédures en matière de RH sont conformes, les vérifications des RH aideront une organisation à atteindre et à maintenir un milieu de travail compétitif. Avec la nature toujours changeante et la demande de la gestion des RH, les professionnels des RH devraient toujours garder leur attention sur la compréhension si leurs pratiques actuelles ont un impact positif sur les objectifs d'affaires. Une vérification des RH permettra d'y parvenir.
Si vous n'êtes pas convaincu qu'une vérification des RH est extrêmement bénéfique, il peut être utile de savoir où la plupart des employeurs tombent en deçà. Les professionnels des RH sont déjà conscients que les domaines tels que l'embauche, la gestion du rendement, la discipline et la cessation d'emploi ont causé la majorité des poursuites, cependant; les zones de risque supplémentaires qui devraient être soigneusement examinées dans le cadre d'une vérification des RH comprennent:
Presque chaque organisation a des postes qui ont été mal classés comme exempts ou non exemptés de l'admissibilité aux heures supplémentaires. La complexité des lois sur les salaires et les heures et de ses règlements crée le risque d'erreurs qui peuvent mettre un employeur en danger pour la responsabilité des heures supplémentaires.
Un manuel d'employés est un excellent outil d'affaires qui permet aux employés de savoir ce qu'on attend d'eux et aidera à atténuer les dommages potentiels à l'employeur. L'approche générale comprend un examen du manuel actuel des employés et l'identification des politiques qui ne sont pas conformes. Des recommandations spécifiques peuvent être faites en fonction des meilleures pratiques ainsi que des exigences de l'État et du gouvernement fédéral. La conception globale du manuel de l'employé devrait refléter la philosophie d'entreprise de l'organisation et elle devrait clairement communiquer les attentes de l'employeur de ses employés.
Les employeurs exigent généralement des employés non exemptés de poinçonner une horloge ou des feuilles de temps complètes reflétant leurs heures travaillées. Ces dossiers de temps sont les principaux moyens de défense de l'employeur contre les réclamations de salaire et d'heure ainsi il est impératif que les politiques et les pratiques de maintien du temps soient clairement communiquées et systématiquement administrées.
Un examen et un échantillonnage des dossiers du personnel révèlent souvent une documentation inadéquate, périmée ou mal placée. Des dossiers précis et détaillés sont essentiels pour que les employeurs défendent tout type de réclamation d'employé, particulièrement la compensation de chômage ou les réclamations injustifiées de licenciement.
Les lois fédérales, étatiques et locales en matière d'emploi sont complexes, souvent contradictoires et parfois paradoxales. Les violations, involontaires comme elles peuvent être, mènent à des poursuites, des amendes, la mauvaise publicité, la perte de talent, l'insatisfaction des employés et les revenus perdus. L'atténuation de ces risques est une mesure clé du succès de la fonction RH et est essentielle au succès de l'organisation dans son ensemble.
S'engager dans une vérification complète des RH non seulement assure la conformité des lois applicables, mais il souligne également les possibilités d'accroître l'efficacité des pratiques RH pour améliorer la performance, l'engagement et la rétention des employés. À la fin d'une telle vérification, les responsables des RH doivent s'engager à observer et à améliorer continuellement les politiques et les procédures de l'organisation afin de s'assurer que les meilleures pratiques sont utilisées.
Stephane Neily
Vice-président, responsable de la pratique
Conseil en ressources humaines
CCI Consulting