10 Dicas para Manuseamento de Conversas Difíceis

Todos temos participado em conversas difíceis, quer na nossa vida pessoal, quer na nossa vida empresarial. Muitos de nós têm estado do lado da recepção e alguns tiveram a tarefa de entregar uma mensagem difícil. Não importa de que lado se esteja, este tipo de conversas pode ser preenchido com ansiedade e algum medo. Para a pessoa que entrega a mensagem, pode criar uma tal antecipação negativa que não se consegue comunicar eficazmente o que se quer que a pessoa ouça. Por outro lado, se for a pessoa que recebe a mensagem, a angústia e a antecipação negativa podem levar a uma incapacidade de reflectir de forma realista sobre si e o seu desempenho.

Se estiver numa função de gestão e tiver de dar um feedback negativo a alguém que trabalha para si, aqui estão algumas dicas a considerar antes de avançar.

1. Desenvolva os resultados que está a tentar alcançar antes de iniciar a conversa. Concentre-se nas soluções.
2. Documente todas as conversas relacionadas com o desempenho e partilhe-as com o seu empregado.
3. Tente ter uma conversa em vez de um evento programado.
4. Peça ao funcionário para rever verbalmente o seu desempenho antes de fazer as suas próprias observações. Se a pessoa estiver a falhar a marca, faça perguntas adicionais para que o indivíduo se concentre nos comportamentos e resultados.
5. Concentre-se sempre nos comportamentos e resultados do empregado e nunca faça ataques pessoais. Não alegar intenção; ter uma conversa para poder compreender o ponto de vista da outra pessoa.
6. Em geral, ouvir mais e falar menos. As regras básicas poderiam incluir cada pessoa a repetir o que ouviu antes de fazer os seus próprios comentários. Isto encoraja a escuta activa.
7. Estar preparado com questões específicas de desempenho passado, caso o funcionário se esqueça de recordar situações. Prestar assistência de enfoque se a pessoa estiver a afastar-se do assunto apropriado.
8. Recordar ao empregado as expectativas no momento de uma missão e as medidas para o sucesso, juntamente com os resultados reais. Isto poderia incluir conversas anteriores nas quais o seu desempenho fosse posto em causa e quais os resultados dessas conversas.
9. Esteja aberto às observações e perspectivas de outra pessoa
10. Na maioria dos casos, se estiver a dar um feedback construtivo numa base regular, as conversas difíceis são simplesmente uma continuação do processo e não serão e não devem ser uma surpresa para o funcionário.

As relações são importantes e embora não precise de ser melhor amigo das pessoas que trabalham para si, deve sempre tratá-las respeitosamente e fazer tudo o que estiver ao seu alcance para as ajudar a ter sucesso. Parte da sua responsabilidade como gestor significa responsabilizar as pessoas, o que, por sua vez, pode levar a conversas difíceis. Como gestor, trabalhe para ser honesto e atencioso, ao mesmo tempo que encoraja o indivíduo a melhorar.

Portos Dan
Presidente/CEO
Management Resource Group, Ltd.