По мере того, как мы стремительно переводим наши команды на виртуальный способ ведения бизнеса, внедрение новых технологий становится не роскошью, а необходимостью. Важно знать, как наилучшим образом проявить себя в мире виртуальных встреч.
Мы собрали 6 лучших практик, которые помогут вам адаптироваться к этой новой форме общения. Эти советы помогут вам при подготовке к встречам с клиентами, командой и другим совещаниям, которые вы можете посещать сейчас и в будущем.
Помните о своем происхождении.
Если вы не привыкли работать в удаленной среде, вы можете не понимать, что то, что находится позади вас, действительно имеет значение. На заднем плане могут быть вещи, которые отвлекают вас. Это особенно важно, когда вы находитесь в главной комнате своего дома, а позади вас ходят партнеры, дети и домашние животные.
Мы советуем вам постараться свести к минимуму отвлекающие факторы, расположившись в комнате, которая находится в стороне от дороги, имеет дверь для уменьшения шума и не имеет большого движения.
Вы также можете использовать виртуальный фон, если приложение для проведения совещаний имеет такую возможность. Создайте изображение с логотипом вашей компании и разместите его позади себя. Это устранит любые отвлекающие факторы на заднем плане и позволит вашей встрече оставаться профессиональной и по теме.
Высота и позиционирование камеры.
При подготовке к следующей встрече может возникнуть соблазн установить ноутбук или веб-камеру на любой поверхности. Если вы не будете осторожны, это может повлиять на впечатление, которое вы произведете на клиента или участника встречи. Важно проверять угол наклона камеры каждый раз, когда вы меняете место проведения виртуальной встречи.
Если камера установлена слишком высоко, выше уровня глаз, это создаст иллюзию, что люди смотрят на вас сверху вниз. Если камера установлена слишком низко, наряду с нелестным ракурсом, это может создать у присутствующих впечатление, что вы говорите с ними свысока. Это может непреднамеренно изменить настроение и атмосферу встречи.
Для борьбы с этим всегда устанавливайте камеру на уровне глаз. Это гарантирует, что вы сидите на одном уровне с тем, с кем встречаетесь, и располагает его к беседе.
Минимизируйте фоновый шум.
Это непростой вопрос, особенно если в вашем доме есть дети или другие люди, которые, несомненно, будут шуметь в неподходящий момент. Если есть возможность, постарайтесь расположиться в тихом месте в доме, желательно в комнате с дверью, чтобы отгородиться от внешнего шума. Вы также можете использовать наушники со встроенным микрофоном. Как правило, такие микрофоны улавливают только ваш голос и снижают уровень шума, который может легко уловить динамик ноутбука.
Еще один способ убедиться, что вы не нарушаете разговор посторонними шумами, - отключить микрофон. Это можно сделать непосредственно через платформу для проведения совещаний, или на ваших наушниках может быть кнопка отключения звука. Это поможет сохранить тему разговора и не отвлекать выступающих.
Вы также должны помнить о том, что в настоящее время у людей может быть фоновый шум, которого обычно не было. Важно проявлять милосердие к тем, с кем вы встречаетесь, и понимать, что некоторые вещи могут быть им неподвластны в этом климате.
Освещение.
Настройка освещения для виртуального совещания может быть непростой задачей. Это может расстроить, когда вы пытаетесь выложиться по максимуму, но не можете заставить освещение сотрудничать. Лучшая практика заключается в том, чтобы подготовить комнату со светлыми окнами и стеной позади вас.
Возможно, у вас нет доступа к идеальному освещению, поэтому есть несколько хитростей, как сделать его правильным. Если позади вас есть окно, убедитесь, что позади веб-камеры и перед вами также есть свет. Это поможет сбалансировать "эффект ореола", который может возникнуть при ярком свете позади вас. Вы также не хотите, чтобы перед вами был слишком яркий свет. Это может размыть вашу кожу и черты лица.
Всегда имейте запасной вариант.
При использовании любого вида технологий полезно иметь запасной вариант. Из-за того, что огромное количество компаний переходит на онлайн-платформы, может произойти сбой в качестве. Рекомендуется иметь второе приложение для проведения совещаний, на которое можно перейти, если основное приложение не работает должным образом.
Помните об этом и в отношении оборудования. Под этим мы подразумеваем ваши наушники или само устройство, которое вы используете для подключения к звонку. Большинство платформ имеют приложение, которое можно использовать на смартфоне или планшете. Обязательно загрузите приложение и войдите в систему, чтобы иметь возможность начать или продолжить звонок, если ваш ноутбук или настольный компьютер работает неправильно.
Не забывайте, что люди могут видеть вас!
Всегда предполагайте, что вы находитесь перед камерой и что у вас нет звука. Все слышали о человеке, который во время большого разговора забывает, что находится перед камерой, и решает поковыряться в носу, скорчить гримасу, задремать... да мало ли что. Это относится даже к тем, кто считает, что камера и микрофон выключены.
Чтобы не допустить ошибок, старайтесь быть вовлеченным, делать заметки и задавать вопросы. Это даст понять докладчику, что вам небезразлична его тема, а также поможет вам не попасть впросак.