Administrere reduksjoner i arbeidsstyrken i dagens eksterne COVID-19-miljø

COVID-19-pandemien har sendt sjokkbølger som rippler gjennom verdensøkonomien. Nesten umiddelbart skiftet vi til et arbeid hjemmefra miljø i nesten alle bransjesektorer. Mange organisasjoner står nå overfor den veldig reelle muligheten for å jobbe med ansatte, implementere permitteringer eller eliminere jobber helt. Disse handlingene kan være avgjørende for bærekraften i organisasjonen, men de vil være mer utfordrende å gjennomføre mens enestående antall ansatte midlertidig jobber hjemmefra.

Gitt dagens økonomiske forhold og omfattende forstyrrelser i forretnings- og privatlivet, vil virkningen på de fordrevne, de gjenværende og organisasjonen som helhet være betydelig større enn normalt. Det er derfor viktig å gjenkjenne og svare på den unike dynamikken til å flytte ut arbeidere midt i COVID-19 situasjonen.

Planlegging og klargjøring

Planlegging og forberedelse til handling er utfordrende på grunn av den dynamiske naturen og den ukjente varigheten av situasjonen. Mens COVID-19s nærtidsvirkninger er tydelige for mange organisasjoner, er ikke virkningen fullstendig og varig ennå ikke kjent. Selv om dette gjør planleggingen til en utfordring, er medarbeiderrelaterte utgifter vanligvis blant de største kostnadene for enhver organisasjon, noe som betyr at de kanskje må håndteres.

Mange organisasjoner har valgt en 80% arbeidsuke med 80% lønn siden dette skaper 20% reduksjon i utgiftene samtidig som organisasjonsevnen for utvinning opprettholdes. Andre organisasjoner har bestemt at deres nedgang i virksomheten har vært for bratt og / eller vil vare for lenge for å unngå permitteringer. I disse situasjonene er det nødvendig med umiddelbar handling, og overgangen til å jobbe hjemmefra krever alternativer til separasjonsmøter.

Logistikk og implementering

Videokonferanser eller telefon er det mest realistiske og passende alternativet for å varsle om permitteringen eller jobben eliminert. Selv om det ikke er ideelt, gir disse verktøyene en mye bedre vei for å dele meldingen på en empatisk måte og bekrefte at meldingen ble mottatt enn varsling via e-post eller andre meldingsplattformer.

Gruppevarsler via video- eller telefonkonferanser gir mening for store permitteringer ettersom disse kanalene gir konsistens og aktualitet i meldinger. De er en effektiv måte å kunngjøre hva som skjer og hvorfor, men de er ikke effektive som et forum for å gi individuell informasjon, diskutere logistikken for å levere arbeid eller ta opp ansattespesifikke bekymringer. Individuelle video- eller telefonkonferanser foretrekkes når antall personer som blir varslet gjør dette til en mulighet.

Uansett forum er det viktig å ha et skript for å sikre at meldingen er klar og konsistent. Som med personlige separasjonsmøter, er det viktig å ha en andre organisasjonsrepresentant til stede i individuelle varslingsanrop for å fungere som vitne til det som ble sagt.

Logistikk å vurdere:

• WARN Act- Federal Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act og forskjellige statlige versjoner av WARN Act krever forhåndsvarsel når en masseframføring eller nedleggelse av anlegget inntreffer som resulterer i tap av sysselsetting for et nødvendig antall mennesker. Mens den føderale WARN Act uttrykkelig anerkjenner at "en uventet og dramatisk stor økonomisk nedgang kan betraktes som en forretningsforhold som ikke med rimelighet kan forutses," har ikke alle stater for øyeblikket dette unntaket.
• Bestemmelse om hvordan sluttvederlag vil bli håndtert- Verken din organisasjon eller enkeltpersoner som er berørt av tap av arbeidsplasser, hadde sannsynligvis noe som tyder på at slike tiltak måtte iverksettes, og ingen av dem var sannsynligvis forberedt. Hvis organisasjonen din har gitt avgang og karriereovergangsassistanse tidligere, anbefales det på det sterkeste at du fortsetter å gi denne støtten ettersom det er sårt behov for det. I tillegg vil de gjenværende medarbeiderne følge med og bekymre deg. Å tilby et sikkerhetsnett til de avgangene vil hjelpe både berørte personer og organisasjonen din å komme seg tilbake.
• Levering av dokumenter i oppfølging av kunngjøringen- Siden møtet ikke vil være personlig, må separasjonsbrevet og andre støttedokumenter leveres via e-post eller levering over natten. Ressurser som DocuSign kan brukes til fjernsignering av fordeler, avgangsdokumenter og frigjøringsavtaledokumenter, og kan gi en viss effektivitet i prosessen. Noen stater har endelig lønnslov som fastsetter tidsrammen en arbeidsgiver har for å levere en tidligere ansattes siste lønnsslipp. Noen krever øyeblikkelig betaling, mens andre tillater neste lønnssyklus.
• Retur av selskapets eiendom- Det må tilrettelegges for retur av selskapsmateriell og utstyr som er levert av selskapet (dvs. bærbar PC, mobiltelefon osv.). Å returnere disse varene av FedEx eller UPS er sannsynligvis mest fornuftig, men kan medføre logistiske utfordringer når det gjelder betaling og hvor du skal sende utstyret hvis ditt fysiske kontor er midlertidig stengt. Hvis det blir tilbudt fratredelse, bør du vurdere å legge til språk i avgangsavtalen som sier at sluttvederlag vil bli holdt tilbake hvis spesifisert selskapseiendom ikke returneres i en spesifisert tidsperiode.
• Retur av ansattes personlige eiendeler- Atskilte ansatte som jobbet på kontoret ditt før jobben hjemmefra, kan fortsatt ha personlige eiendeler på kontoret. Instruksjoner må gis om logistikken for retur av disse varene.
• IT-hensyn- Som med enhver separasjon, må tilgang til e-post og andre systemer oppheves, og dette må sammenfalle med separasjonsdatoen.
• Overgang av arbeid- Siden den berørte medarbeideren jobber eksternt, og hele eller deler av arbeidsproduktet deres kan ligge utenfor kontoret, må lederen deres ha en plan for å få en statusoppdatering og sikkert utført arbeid på pågående prosjekter før den ansattes siste dag.
• EAP-støtte- Hvis din ansattes fordelplan inkluderer en Employee Assistance Plan (EAP), kan dette være en verdifull ressurs for både dine avgangsmedarbeidere og de gjenværende medarbeiderne når de håndterer konsekvensene av alt som skjer.

Kommunikasjon og forretningskontinuitet

Oppsigelser og posisjons eliminering forårsaker angst og forstyrrelser for hele organisasjonen. Tydelig kommunikasjon og fokus på forretningskontinuitet bidrar til å lette traumene og gi fokus for gjenværende ansatte.

Så raskt som mulig, la den bredere organisasjonen få vite hvilke skritt som er tatt, hvorfor og hva som vil skje videre når det gjelder logistikk og omfordeling av arbeidet. En lignende kommunikasjonsplan må implementeres for kunder, leverandører eller andre viktige bestanddeler for å sikre kontinuitet. Uansett situasjon, er proaktiv kommunikasjon alltid bedre enn å la ryktefabrikken definere og sirkulere meldingen. Dette er vanskelige tider som kan kreve vanskelige handlinger. Organisasjoner som fokuserer på å håndtere disse handlingene så godt de kan, øve på god kommunikasjon og opprettholde en passende grad av forretningskontinuitet, vil klare denne stormen bedre enn de som er utslett i hvordan de reduserer kostnadene for deres folk.

Skrevet av Brian Clapp
President for CCI-rådgivning, et karrierepartner internasjonalt firma