Verwaltung des Personalabbaus in der heutigen dezentralen COVID-19-Umgebung

Die COVID-19-Pandemie hat Schockwellen durch die Weltwirtschaft geschickt. Fast sofort wurde in praktisch allen Branchen auf Heimarbeit umgestellt. Viele Unternehmen sehen sich nun mit der sehr realen Möglichkeit konfrontiert, Mitarbeiter zu beurlauben, Entlassungen vorzunehmen oder Stellen komplett zu streichen. Diese Maßnahmen könnten für die Nachhaltigkeit des Unternehmens entscheidend sein, aber sie werden schwieriger umzusetzen sein, während eine noch nie dagewesene Anzahl von Mitarbeitern vorübergehend von zu Hause aus arbeitet.

Angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen und der weit verbreiteten Unterbrechungen des Geschäfts- und Privatlebens werden die Auswirkungen auf die Vertriebenen, die Verbleibenden und die Organisation als Ganzes deutlich größer sein als normal. Es ist daher entscheidend, die einzigartige Dynamik der Versetzung von Mitarbeitern inmitten der COVID-19-Situation zu erkennen und darauf zu reagieren.

Planung und Vorbereitung

Die Planung und Vorbereitung von Maßnahmen ist aufgrund der dynamischen Natur und der unbekannten Dauer der Situation eine Herausforderung. Während die kurzfristigen geschäftlichen Auswirkungen von COVID-19 für viele Organisationen klar sind, ist das volle Ausmaß und die Dauer der Auswirkungen noch nicht bekannt. Während dies die Planung zu einer Herausforderung macht, gehören mitarbeiterbezogene Ausgaben typischerweise zu den größten Kosten für jede Organisation, was bedeutet, dass sie möglicherweise angegangen werden müssen.

Viele Organisationen haben sich für eine 80 %-Arbeitswoche bei 80 % Lohn entschieden, da dies zu einer 20 %igen Reduzierung der Ausgaben führt und gleichzeitig die Kapazität der Organisation für eine Erholung aufrechterhält und schützt. Andere Organisationen haben festgestellt, dass ihr Geschäftsrückgang zu stark war und/oder zu lange anhalten wird, um Entlassungen zu vermeiden. In diesen Situationen ist sofortiges Handeln erforderlich, und die Umstellung auf Arbeit von zu Hause aus erfordert Alternativen zu persönlichen Trennungsgesprächen.

Logistik und Implementierung

Eine Videokonferenz oder ein Telefonat ist die realistischste und angemessenste Alternative für die Benachrichtigung über die Entlassung oder den Stellenabbau. Diese Tools sind zwar nicht ideal, bieten aber eine viel bessere Möglichkeit, die Nachricht auf einfühlsame Weise mitzuteilen und zu überprüfen, ob sie angekommen ist, als eine Benachrichtigung per E-Mail oder über andere Messaging-Plattformen.

Gruppenbenachrichtigungen über Video- oder Telefonkonferenzen sind bei großen Entlassungen sinnvoll, da diese Kanäle für Konsistenz und Aktualität der Nachrichten sorgen. Sie sind ein effektiver Weg, um anzukündigen, was passiert und warum, aber sie sind kein effektives Forum, um individuelle Informationen zu geben, die Logistik der Übergabe von Arbeit zu besprechen oder auf mitarbeiterspezifische Anliegen einzugehen. Individuelle Video- oder Telefonkonferenzen sind vorzuziehen, wenn die Anzahl der zu benachrichtigenden Personen dies zulässt.

Unabhängig vom Forum ist es wichtig, ein Skript zu haben, um sicherzustellen, dass die Botschaft klar und konsistent ist. Wie bei persönlichen Trennungsgesprächen ist es wichtig, dass bei einzelnen Benachrichtigungsanrufen ein zweiter Vertreter der Organisation anwesend ist, um als Zeuge für das Gesagte zu fungieren.

Logistik zu berücksichtigen:

• WARN-Gesetz- Das Bundesgesetz über die Anpassung und Umschulung von Arbeitnehmern (Worker Adjustment and Retraining Notification, WARN) und verschiedene bundesstaatliche Versionen des WARN-Gesetzes erfordern eine Vorankündigung, wenn es zu einer Massenentlassung oder Werksschließung kommt, die zum Verlust des Arbeitsplatzes für eine erforderliche Anzahl von Personen führt. Während das bundesstaatliche WARN-Gesetz ausdrücklich anerkennt, dass "ein unvorhergesehener und dramatischer größerer wirtschaftlicher Abschwung als ein geschäftlicher Umstand angesehen werden kann, der nicht vernünftigerweise vorhersehbar ist", gibt es diese Ausnahme derzeit nicht in jedem Staat.
• Festlegung, wie die Abfindung gehandhabt werden soll- Weder Ihr Unternehmen noch die vom Arbeitsplatzverlust betroffenen Personen hatten wahrscheinlich einen Hinweis darauf, dass eine solche Maßnahme ergriffen werden muss, und beide waren wahrscheinlich nicht darauf vorbereitet. Wenn Ihr Unternehmen Abfindungen und Unterstützung beim beruflichen Übergang in der Vergangenheit, wird dringend empfohlen, dass Sie diese Unterstützung weiterhin leisten, da sie dringend benötigt werden wird. Außerdem werden Ihre verbleibenden Mitarbeiter zusehen und sich Sorgen machen. Die Bereitstellung eines Sicherheitsnetzes für die ausscheidenden Mitarbeiter wird sowohl den betroffenen Personen als auch Ihrem Unternehmen helfen, sich zu erholen.
• Lieferung von Dokumenten im Anschluss an die Ankündigung- Da das Treffen nicht persönlich stattfinden wird, müssen das Trennungsschreiben und alle anderen unterstützenden Dokumente per E-Mail oder über Nacht zugestellt werden. Ressourcen wie DocuSign können für die Fernunterzeichnung von Dokumenten zu Leistungen, Abfindungen und Freistellungsvereinbarungen verwendet werden und können dem Prozess ein gewisses Maß an Effizienz hinzufügen. In einigen Staaten gibt es Gesetze zur Auszahlung des letzten Gehalts, die den Zeitrahmen festlegen, innerhalb dessen ein Arbeitgeber den letzten Gehaltsscheck eines ehemaligen Mitarbeiters auszahlen muss. Einige verlangen eine sofortige Zahlung, während andere den nächsten Gehaltsabrechnungszyklus vorsehen.
• Rückgabe von Firmeneigentum- Es müssen Vorkehrungen für die Rückgabe von Firmenmaterial und vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Geräten (z. B. Laptop, Mobiltelefon usw.) getroffen werden. Die Rücksendung dieser Gegenstände per FedEx oder UPS ist wahrscheinlich am sinnvollsten, kann aber logistische Herausforderungen in Bezug auf die Bezahlung und die Frage, wohin die Geräte zu schicken sind, mit sich bringen, wenn Ihr physischer Bürostandort vorübergehend geschlossen ist. Wenn eine Abfindung angeboten wird, ziehen Sie in Erwägung, in die Abfindungsvereinbarung einen Passus aufzunehmen, der besagt, dass die Abfindung einbehalten wird, wenn bestimmtes Firmeneigentum nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zurückgegeben wird.
• Rückgabe von persönlichen Gegenständen des Mitarbeiters- Ausgeschiedene Mitarbeiter, die vor dem Szenario der Heimarbeit in Ihrem Büro gearbeitet haben, haben möglicherweise noch persönliche Gegenstände im Büro. Es müssen Anweisungen für die Logistik der Rückgabe dieser Gegenstände gegeben werden.
• IT-Überlegungen- Wie bei jeder Trennung muss der Zugriff auf E-Mail und andere Systeme aufgehoben werden und dies muss mit dem Trennungsdatum zusammenfallen.
• Übergang der Arbeit- Da der betroffene Mitarbeiter aus der Ferne arbeitet und seine Arbeitsprodukte ganz oder teilweise außerhalb des Büros liegen können, muss sein Vorgesetzter einen Plan haben, um ein Status-Update zu erhalten und die Arbeit an laufenden Projekten vor dem letzten Tag des Mitarbeiters zu sichern.
• EAP-Unterstützung- Wenn Ihr Sozialplan einen Employee Assistance Plan (EAP) beinhaltet, kann dies eine wertvolle Ressource sowohl für Ihre ausscheidenden Mitarbeiter als auch für Ihre verbleibenden Mitarbeiter sein, während sie mit den Auswirkungen all dessen umgehen, was passiert.

Kommunikation und Geschäftskontinuität

Entlassungen und Stellenstreichungen verursachen Ängste und Störungen für die gesamte Organisation. Klare Kommunikation und ein Fokus auf Geschäftskontinuität helfen, das Trauma zu lindern und den verbleibenden Mitarbeitern einen Fokus zu geben.

Lassen Sie die breitere Organisation so schnell wie möglich wissen, welche Schritte unternommen wurden, warum, und was als nächstes in Bezug auf die Logistik und die Umverteilung der Arbeit geschehen wird. Ein ähnlicher Kommunikationsplan muss für Kunden, Lieferanten oder andere wichtige Bestandteile implementiert werden, um Kontinuität zu gewährleisten. Wie auch immer die Situation aussieht, proaktive Kommunikation ist immer besser, als die Gerüchteküche die Nachricht definieren und verbreiten zu lassen. Es sind schwierige Zeiten, die schwierige Aktionen erfordern können. Unternehmen, die sich darauf konzentrieren, mit diesen Maßnahmen so gut wie möglich umzugehen, eine gute Kommunikation zu praktizieren und ein angemessenes Maß an Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten, werden diesen Sturm besser überstehen als diejenigen, die vorschnell ihre Personalkosten kürzen.

Geschrieben von Brian Clapp
Präsident von CCI Beratung, eine internationale Firma von Career Partners