Gestão de Reduções da Força de Trabalho no Ambiente Remoto de Hoje COVID-19

A pandemia de COVID-19 enviou ondas de choque que se espalham pela economia mundial. Quase imediatamente, passámos para um ambiente de trabalho a partir de casa em praticamente todos os sectores da indústria. Muitas organizações enfrentam agora a possibilidade muito real de despedir funcionários, implementar despedimentos ou eliminar completamente postos de trabalho. Estas acções podem ser críticas para a sustentabilidade da organização, mas serão mais desafiantes de implementar enquanto um número sem precedentes de empregados estiver temporariamente a trabalhar a partir de casa.

Dadas as condições económicas actuais e as perturbações generalizadas na vida empresarial e pessoal, o impacto sobre os deslocados, os restantes e a organização como um todo será significativamente maior do que o normal. Por conseguinte, é fundamental reconhecer e responder à dinâmica única da deslocação de trabalhadores no meio da situação da COVID-19.

Planeamento e Preparação

O planeamento e a preparação para a acção é um desafio devido à natureza dinâmica e à duração desconhecida da situação. Embora o impacto comercial a curto prazo da COVID-19 seja claro para muitas organizações, a magnitude e duração total do impacto ainda não é conhecida. Embora isto faça do planeamento um desafio, as despesas relacionadas com os funcionários estão tipicamente entre os maiores custos para qualquer organização, o que significa que podem ter de ser abordadas.

Muitas organizações optaram por uma semana de trabalho de 80% a 80% do salário, uma vez que isto cria uma redução de 20% nas despesas, mantendo e protegendo ao mesmo tempo a capacidade organizacional de recuperação. Outras organizações determinaram que a sua queda no negócio foi demasiado acentuada e/ou durará demasiado tempo para evitar despedimentos. Nestas situações, é necessária uma acção imediata e a mudança para o trabalho a partir de casa requer alternativas às reuniões de separação presencial.

Logística e Implementação

A videoconferência ou telefone é a alternativa mais realista e apropriada para notificar o despedimento ou a eliminação de postos de trabalho. Embora não sejam ideais, estas ferramentas proporcionam uma via muito melhor para partilhar a mensagem de forma empática e verificar se a mensagem foi recebida do que a notificação por correio electrónico ou outras plataformas de mensagens.

As notificações de grupo via vídeo ou conferência telefónica fazem sentido para grandes despedimentos, uma vez que estes canais proporcionam consistência e oportunidade de envio de mensagens. São uma forma eficaz de anunciar o que está a acontecer e porquê, mas não são eficazes como um fórum para fornecer informações individuais, discutir a logística da dispensa do trabalho, ou abordar preocupações específicas dos funcionários. As conferências individuais por vídeo ou telefone são preferíveis quando o número de pessoas notificadas torna esta possibilidade.

Independentemente do fórum, é fundamental ter um guião para garantir que a mensagem seja clara e consistente. Tal como nas reuniões de separação presencial, é importante ter um segundo representante da organização presente nas chamadas de notificação individuais para actuar como testemunha do que foi dito.

Logística a considerar:

• Lei de ADVERTÊNCIA- A Lei Federal de Ajuste e Notificação de Retrabalho (WARN) e várias versões estaduais da Lei WARN exigem aviso prévio quando ocorre um despedimento em massa ou o encerramento da fábrica que resulta na perda de emprego para um número necessário de pessoas. Embora a Lei federal WARN reconheça expressamente que "uma desaceleração económica grave e inesperada pode ser considerada uma circunstância empresarial que não é razoavelmente previsível", nem todos os estados têm actualmente esta excepção.
• Determinação sobre a forma como o despedimento será tratado- Nem a sua organização nem os indivíduos afectados pela perda de emprego tinham qualquer indicação de que tal acção teria de ser tomada e nem estavam provavelmente preparados. Se a sua organização tiver fornecido uma indemnização e assistência na transição de carreira no passado, é fortemente recomendado que continue a prestar este apoio, uma vez que ele será desesperadamente necessário. Além disso, os seus restantes empregados estarão atentos e preocupados. O fornecimento de uma rede de segurança aos que partem ajudará tanto os indivíduos afectados como a sua organização a recuperarem.
• Entrega de Documentos no Seguimento do Anúncio- Uma vez que a reunião não será presencial, a carta de separação e quaisquer outros documentos de apoio terão de ser entregues por correio electrónico, ou por entrega nocturna. Recursos como DocuSign poderão ser utilizados para a assinatura remota de documentos de acordos de benefícios, rescisão e liberação e poderão acrescentar algum nível de eficiência ao processo. Alguns estados têm leis de pagamento final que estipulam o prazo que um empregador tem para entregar o último pagamento de um antigo empregado. Alguns exigem pagamento imediato, enquanto outros permitem o próximo ciclo de pagamentos.
• Devolução de propriedade da empresa- Devem ser tomadas disposições para a devolução do material da empresa e do equipamento fornecido pela empresa (ou seja, computador portátil, telemóvel, etc.). A devolução destes artigos pela FedEx ou UPS faz provavelmente o maior sentido, mas pode implicar desafios logísticos em termos de pagamento e para onde enviar o equipamento se o seu escritório físico estiver temporariamente fechado. Se lhe for oferecida uma indemnização, considere acrescentar linguagem ao acordo de indemnização que declara que a indemnização será retida se a propriedade especificada da empresa não for devolvida num período de tempo especificado.
• Devolução de Posse Pessoal do Empregado- Os empregados separados que trabalhavam no seu escritório antes do cenário de trabalhar de casa podem ainda ter bens pessoais no escritório. Terão de ser fornecidas instruções sobre a logística de devolução destes bens.
• Considerações sobre TI- Como em qualquer separação, o acesso ao correio electrónico e a outros sistemas tem de ser rescindido e isto tem de coincidir com a data da separação.
• Transição do Trabalho- Uma vez que o empregado impactado está a trabalhar remotamente e todo ou parte do seu produto de trabalho pode residir fora do escritório, o seu gestor precisa de ter um plano para obter uma actualização do estado e assegurar que o trabalho em curso seja feito em projectos em curso antes do último dia do empregado.
• Apoio EAP- Se o seu plano de benefícios de empregado incluir um Plano de Assistência ao Empregado (EAP), este pode ser um recurso valioso tanto para os seus empregados que partem como para os seus restantes empregados à medida que lidam com as ramificações de tudo o que está a acontecer.

Comunicação e continuidade dos negócios

Os despedimentos e a eliminação de posições causam angústia e perturbação a toda a organização. Uma comunicação clara e uma focalização na continuidade do negócio ajudam a aliviar o trauma e proporcionam um foco para os restantes empregados.

O mais rapidamente possível, informar a organização em geral sobre as medidas tomadas, porquê, e o que acontecerá a seguir em termos de logística e redistribuição do trabalho. Um plano de comunicação semelhante tem de ser implementado para clientes, vendedores, ou outros constituintes chave para assegurar a continuidade. Qualquer que seja a situação, uma comunicação proactiva é sempre melhor do que deixar a fábrica de rumores definir e fazer circular a mensagem. Estes são tempos difíceis que podem exigir acções difíceis. As organizações que se concentram em gerir estas acções da melhor forma possível, praticando uma boa comunicação, e mantendo um grau adequado de continuidade de negócios, irão resistir melhor a esta tempestade do que aquelas que são precipitadas na forma como cortam os custos do seu pessoal.

Escrito por Brian Clapp
Presidente de Consultoria CCI, uma empresa de Career Partners International