Alors que nos équipes passent rapidement à un mode de fonctionnement virtuel, l'adoption de nouvelles technologies n'est pas un luxe, mais une nécessité. Il est important de savoir comment donner le meilleur de nous-mêmes lorsque nous naviguons dans le monde des réunions virtuelles.
Nous avons rassemblé six bonnes pratiques qui vous aideront à vous adapter à cette nouvelle forme de communication. Ces conseils vous aideront à préparer les réunions avec les clients, les équipes et les autres réunions auxquelles vous pouvez assister aujourd'hui et à l'avenir.
Soyez conscient de vos antécédents.
Si vous n'avez pas l'habitude de travailler dans un environnement distant, vous ne vous rendez peut-être pas compte que ce qui se trouve derrière vous est vraiment important. Il peut y avoir des éléments dans votre arrière-plan qui vous distraient. C'est particulièrement important lorsque vous vous trouvez dans une pièce principale de votre maison et que vos partenaires, vos enfants et vos animaux domestiques se promènent derrière vous.
Nous vous suggérons d'essayer de minimiser les distractions en vous installant dans une pièce à l'écart, dotée d'une porte pour réduire le bruit et où il n'y a pas beaucoup de passage.
Vous pouvez également utiliser un arrière-plan virtuel si votre application de réunion en est dotée. Créez une image portant le logo de votre entreprise et affichez-la derrière vous. Cela éliminera toute distraction en arrière-plan et permettra à votre réunion de rester professionnelle et de ne pas s'écarter du sujet.
Hauteur et positionnement de la caméra.
Il peut être tentant d'installer votre ordinateur portable ou votre webcam sur n'importe quelle surface lorsque vous préparez votre prochaine réunion. Si vous ne faites pas attention, cela pourrait avoir un impact sur l'impression que vous avez sur un client ou un participant à la réunion. Il est important de vérifier l'angle de la caméra chaque fois que vous changez de lieu pour une réunion virtuelle.
Si votre caméra est placée trop haut, au-dessus du niveau des yeux, elle donnera l'illusion que les gens vous regardent de haut. Si votre caméra est placée trop bas, en plus d'être un angle très peu flatteur, elle peut donner l'impression à un participant que vous lui parlez de haut. Cela peut changer involontairement l'ambiance et l'atmosphère d'une réunion.
Pour lutter contre cela, veillez à toujours placer la caméra à hauteur des yeux. Vous serez ainsi à égalité avec la personne que vous rencontrez et vous la mettrez à l'aise pendant la conversation.
Réduisez au minimum le bruit de fond.
Il s'agit d'une question délicate, surtout si votre foyer est rempli d'enfants ou d'autres personnes qui ne manqueront pas de faire du bruit à un moment inopportun. Si vous le pouvez, assurez-vous de vous installer dans un endroit calme de votre maison, de préférence une pièce avec une porte pour atténuer les bruits extérieurs. Vous pouvez également utiliser un casque muni d'un microphone intégré. En général, ces microphones ne captent que votre voix et réduisent tout ce qu'un haut-parleur d'ordinateur portable peut facilement capter.
Une autre façon de vous assurer que vous ne perturbez pas l'appel avec des bruits extérieurs est de couper votre microphone. Vous pouvez le faire directement via la plate-forme de réunion ou vos écouteurs peuvent être dotés d'un bouton de mise en sourdine. Cela vous aidera à garder l'appel sur le sujet et à ne pas distraire les intervenants.
Vous devez également tenir compte du fait qu'actuellement, les gens peuvent avoir un bruit de fond qu'ils n'auraient pas normalement. Il est important d'avoir de la grâce pour les personnes que vous rencontrez et de réaliser que certaines choses peuvent ne pas être sous leur contrôle dans ce climat.
L'éclairage.
Le réglage de l'éclairage pour une réunion virtuelle peut être difficile. Cela peut être frustrant lorsque vous essayez de vous mettre en valeur et que vous ne parvenez pas à faire coopérer l'éclairage. La meilleure pratique consiste à s'installer dans une pièce avec des fenêtres lumineuses et un mur derrière vous.
Vous n'avez peut-être pas accès à un éclairage parfait, il existe donc quelques astuces pour y parvenir. S'il y a une fenêtre derrière vous, assurez-vous que vous avez également de la lumière derrière la webcam et devant vous. Cela permettra d'équilibrer l'"effet de halo" qui peut se produire avec une lumière vive derrière vous. Vous ne voulez pas non plus une lumière trop vive devant vous. Cela pourrait délaver votre peau et les traits de votre visage.
Ayez toujours une sauvegarde.
Lorsqu'on utilise un type de technologie, il est bon d'avoir une option de secours. En raison du nombre impressionnant d'entreprises qui passent à des plateformes en ligne, il peut y avoir une baisse de qualité. Il est recommandé de disposer d'une deuxième application de réunion à utiliser si la première ne fonctionne pas correctement.
Gardez cela à l'esprit pour le matériel également. Nous entendons par là vos écouteurs ou le dispositif que vous utilisez pour vous connecter à l'appel. La plupart des plateformes disposent d'une application qui peut être utilisée sur votre smartphone ou votre tablette. Veillez à télécharger l'application et à vous connecter, afin de pouvoir lancer ou poursuivre un appel si votre ordinateur portable ou de bureau ne fonctionne pas correctement.
N'oubliez pas que les gens peuvent vous voir !
Partez toujours du principe que vous êtes devant la caméra et que votre voix n'est pas coupée. Tout le monde a entendu parler de la personne qui, lors d'un appel important, oublie qu'elle se trouve devant la caméra et décide de se curer le nez, de faire une grimace, de s'assoupir... et ainsi de suite. Cela s'applique même si vous pensez que votre caméra et votre microphone sont éteints.
Pour éviter de commettre des erreurs, faites de votre mieux pour vous impliquer, prendre des notes et poser des questions. Vous montrerez ainsi au présentateur que vous vous intéressez à son sujet, mais aussi que vous êtes impliqué et que vous n'avez pas de problème.