A palavra "auditoria" geralmente promove preocupações de "o que estamos a fazer mal" ou "o que nos escapou". Na realidade, uma auditoria é apenas uma avaliação padronizada da sua organização que levanta oportunidades de melhoria contínua e de mitigação de riscos. Uma auditoria de RH ajuda a identificar se o departamento de Recursos Humanos da sua organização está a funcionar de forma saudável e em conformidade.
Os resultados obtidos de uma auditoria de RH ajudam a identificar lacunas, processos ineficazes, potenciais violações e muito mais. Para além de assegurar a conformidade dos seus processos, políticas e procedimentos de RH, as auditorias de RH ajudarão uma organização a alcançar e manter um local de trabalho competitivo. Com a natureza e a exigência em constante mudança da gestão de RH, os profissionais de RH devem sempre manter o seu foco na compreensão se as suas práticas actuais têm um impacto positivo nos objectivos empresariais. Uma auditoria de RH atingirá este objectivo.
Se não estiver convencido de que uma auditoria de RH é extremamente benéfica, pode ser útil saber onde a maioria dos empregadores fica aquém das expectativas. Os profissionais de RH já estão conscientes de que áreas como contratação, gestão de desempenho, disciplina e rescisão causaram a maioria dos processos judiciais; no entanto, outras áreas de risco que devem ser cuidadosamente revistas numa auditoria de RH incluem:
Quase todas as organizações têm posições que foram classificadas erroneamente como isentas ou não isentas de elegibilidade de horas extraordinárias. A complexidade das leis salariais e horárias e dos seus regulamentos cria o potencial de erros que podem colocar um empregador em risco de responsabilidade por horas extraordinárias.
Um manual do empregado é uma excelente ferramenta empresarial que permite aos empregados saber o que se espera deles e ajudará a mitigar potenciais danos para o empregador. A abordagem geral inclui uma revisão do manual do empregado existente e a identificação de políticas que não estejam em conformidade. Podem ser feitas recomendações específicas com base nas melhores práticas, bem como nos requisitos estatais e federais. A concepção geral do manual do empregado deve reflectir a filosofia empresarial da organização e deve comunicar claramente as expectativas do empregador em relação aos seus empregados.
Os empregadores exigem tipicamente aos empregados não isentos que marquem um relógio de ponto ou preencham folhas de horas que reflictam as suas horas trabalhadas. Estes registos de tempo são o principal meio de defesa do empregador contra reivindicações salariais e de horas, pelo que é imperativo que as políticas e práticas de manutenção do tempo sejam claramente comunicadas e consistentemente administradas.
Uma revisão e amostragem dos ficheiros do pessoal revela frequentemente documentação inadequada, expirada ou colocada incorrectamente. Registos exactos e detalhados são essenciais para que os empregadores possam defender qualquer tipo de reivindicação de empregados, particularmente indemnização por desemprego ou pedidos de rescisão injustificados.
As leis laborais federais, estatais e locais são complexas, frequentemente conflituosas e, por vezes, contra-intuitivas. As violações, por mais involuntárias que sejam, levam a processos judiciais, multas, má publicidade, perda de talento, insatisfação dos empregados e perda de receitas. A atenuação desses riscos é uma medida fundamental para o sucesso da função de RH e é fundamental para o sucesso da organização como um todo.
A realização de uma auditoria abrangente de RH não só garante o cumprimento das leis aplicáveis, como também destaca oportunidades de aumentar a eficácia das práticas de RH para melhorar o desempenho, o empenho e a retenção dos funcionários. Na conclusão de tal auditoria, os líderes de RH devem empenhar-se na observação e melhoria contínua das políticas e procedimentos da organização para assegurar a utilização das melhores práticas.
Peggy Neily
Vice Presidente, Líder de Prática
Consultoria em Recursos Humanos
Consultoria CCI